В GVStore номерацията на фактурите се извършва автоматично. Поредността на номерата може да се променя и задава по всяко време. Настройката за поредното номериране се извършва през м модула продажби. Специфично е това, че настройката за номерирането на документите Фактура, Кредитно извести и Дебитно известие се извършва само върху документа „Фактура“ и тази настройка важи и за трите документа.
Задаване поредна номерацията на фактурите
Активирайте модул „Продажби“ като от основното меню изберете „Продажби/Документи за продажба„. За да достъпите екрана със списъка/номенклатурата на документите трябва фиктивно да активирате процедура по създаваме на нова продажба. От екрана с информация за продажбата използвайте бутона вдясно от полето за типа на документа.
По този начин системата ще изведе списък/номенклатура на видовете документи. В този екран може да се използва функционалността за създаване и редактиране на видовете документи. Стандартно първоначално в софтуерния продукт са въведени твърдо документите „Касова бележка“ и „Фактура“. Складовата програма позволява чрез този модул да създавате още типове документи, такива каквито са ви необходими, за да създадете собствена организация. Например може да добавите следните типове документи: „Складова разписка“, „Протокол“, „Дебитно извести“ и т. н.
Всеки документ носи със себе си служебна информация, като една от тях е именно номерирането. За да зададете номер на фактура първо се позиционирайте на типа документ „Фактура“ и след това натиснете бутона „Редактирай“ (долу вляво).
В полето „Номерирай от -1“ попълнете номера на последно издадената фактура и потвърдете промяната с бутона „Запис“. Така следващата издадена фактура ще приеме номера, който сте задали плюс 1. Например ако искаме номерацията на фактурите да започне от 288 в полето трябва да въведем 287, така че при създаване на нов документ от тип „Фактура“ номерът ще се формира както следва 287+1=>288. Полето с тази информация се променя и следи автоматично от софтуерния продукт.
След като направите тази настройка затворете екрана с номенклатура на документите и след това използвайте бутона „Отказ“
След така направената настройка, новата номерация на фактурите ще започне веднага със създаването на нова продажба с фактура.
По същия начин може да организирате номерирането и на останалите типове документи. Тази опция за задаване на номерация, може да използвате и в случай, че по погрешка издадете фактура с грешен пореден номер. Чрез нея може да се върне или пропусне даден номер на фактура.